Recruiting und Onboarding: remote und digital.

Wie die DZ BANK in Corona-Zeiten Bewerbungsprozesse vereinfacht und beschleunigt.

Dieses Jahr brachte einige Veränderungen mit sich – auch für das Trainee-Recruiting-Team der DZ BANK. Denn mittlerweile laufen die meisten Rekrutierungen rein digital ab. Vier Bestandteile des Assessment-Centers (AC) – Vorabendbegrüßung, Online-Test, Fallstudie und Interview – absolvieren Bewerber jetzt remote von zu Hause aus. Wie sich Corona auf das Recruiting und Onboarding ausgewirkt hat, erläutert Katja Haag, die in der Gruppe Entwicklungsprogramme die Trainees betreut.

Frau Haag, wie haben Sie die coronabedingten Veränderungen in 2020 erlebt, welche Maßnahmen haben Sie deswegen ergriffen?

Das Thema „Partnerschaftlichkeit“ spielt für uns eine große Rolle. Daher ist es eine Gratwanderung gewesen, das Verfahren auf digital umzustellen. Nicht, weil wir es technisch nicht konnten, sondern weil einer unserer Mehrwerte ist, nah dran zu sein am Menschen, am Bewerber, am Trainee. Wir haben das Bewerbungsverfahren technisch gut umstellen können, aber uns fehlte der persönliche Kontakt zum Bewerber. Wir wissen es zu schätzen, den Bewerber persönlich kennenzulernen und zu zeigen, wie wir, wie die Kollegen ticken. So können beide Seiten besser einschätzen, ob sie gut zueinander passen. Das Verfahren komplett auf digital umzustellen, war anfangs schon komisch für alle Beteiligten. Zum Beispiel haben im August und November Trainees bei uns angefangen, die vor ihrem ersten Tag die Bank noch nie von innen gesehen und noch keinem Kollegen die Hand gegeben haben. Aber in Zeiten von Corona war das natürlich eine Situation, die unumgänglich war.

Wie kam das bei den Trainees an?

Die Bewerber haben sehr geschätzt, dass wir weitergemacht haben und keinen Einstellungsstopp hatten, so wie viele andere Unternehmen. Auch der Umgang mit den digitalen Medien, die wir für das Assessment-Center genutzt haben, war gar kein Problem. Aber sie hätten es durchaus schön gefunden, im Bewerbungsverfahren oder Onboarding auch mal jemanden persönlich zu treffen. Dabei wäre noch nicht einmal so wichtig gewesen, die Räumlichkeiten der Bank zu betreten, als die persönliche Komponente, die Kollegen kennenzulernen, oder zumindest einen Vertreter aus dem Fachbereich. Das war fast durchgängig das Feedback. Es hatten aber alle Verständnis dafür, dass es in diesem Jahr im Rahmen des Assessment-Center nicht möglich war. Einig sind sich alle Beteiligten darin, dass wir – wenn möglich – im nächsten Jahr wieder zu einer halbdigitalen, aber auch halbpersönlichen Variante übergehen wollen. Weil uns der persönliche Kontakt zum Bewerber, das Händeschütteln, das persönliche Gespräch, wirklich fehlt.

Gibt es denn in der Bewerbungsphase ausschließlich Kontakt zu HR?

Bei den Trainees ist es so, dass immer mindestens eine Führungskraft aus dem Fachbereich dabei ist, ein Gruppen- oder Abteilungsleiter, der die Fragen für unser zeitversetztes Videointerview definiert, die Ausschreibung und Fallstudie mitgestaltet und beim Interview dabei ist. Aber jetzt in diesem digitalen Verfahren lernt der Bewerber den Vertreter aus dem Fachbereich erst im letzten Schritt beim Interview über WebEx kennen.

Für die Zeit nach Corona: Welche von den jetzt eingeführten digitalen Prozessen würden Sie gerne beibehalten?

Das zeitversetzte Videointerview, das wir anbieten, haben wir so oder so. Was wir gerne machen würden, ist, dass wir die Fallstudie, die der Bewerber noch 2019 im Assessment-Center absolviert hat und die jetzt 2020 digital durchgeführt wird, beibehalten. So können wir den Tag des AC etwas entzerren und mehr Zeit dafür verwenden, mit den Bewerbern zu sprechen. Wir möchten gerne zu einem Präsenz-AC zurück, aber eine Übung digital durchführen.

Wie ist das Feedback der erfolgreichen Trainees, die dann bei der DZ BANK starten?

Die Trainees, die am 1. Mai gestartet sind, hatten ein komplett digitales Onboarding. Das waren aber alles Kandidaten, die ein Präsenz-AC absolviert und im Rahmen ihres Bewerbungsverfahrens ihre Kollegen bei der DZ BANK schon kennengelernt haben. Für die war es ein bisschen schade, komplett digital zu starten, aber das war Anfang Mai nicht anders möglich. Die Trainees, die im August gestartet sind, hatten ein rein digitales Assessment-Center und waren sehr dankbar, dass wir ihr Onboarding normal präsent durchführen durften. Ich hatte das Gefühl, sie wollten dann das nachholen an persönlichem Kontakt, was vorher gefehlt hatte.

Für die Trainees, die am 1. November angefangen haben, hatten wir unsere Start-up-Days, also das Onboarding, auch als Präsenzveranstaltung geplant. Dann kam der Lockdown und wir mussten das Ganze sehr schnell auf digital umstellen. Wir hatten diesen bunten Medienmix aus Skype, WebEx, Zoom und Conceptboard, von dem die Trainees sehr angetan waren. Viele sagten, sie hätten dadurch auch einen Mehrwert gehabt, aber ein persönliches Onboarding vor Ort bevorzugt.

Wenn Sie auf das Jahr 2020 zurückblicken: Welche Punkte würden Sie besonders hervorheben?

Ich fand es beeindruckend, wie gut wir es als Bank hinbekommen haben, Ende März, Anfang April die Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, und mit der entsprechenden Sicherheitstechnik auch externen Zugang über den privaten Rechner ermöglicht haben. Wir können digital, wir können es auch von jetzt auf gleich. Aber uns zeichnet aus, das wir digital zwar können, aber nicht immer wollen. Einfach, weil uns auch die persönliche Komponente wichtig ist. Ich denke, dass sich darin auch der genossenschaftliche Gedanke widerspiegelt.

Was nehmen Sie aus diesen neuen Erfahrungen mit?

Ich bin auf uns als Bank stolz, dass wir in Corona-Zeiten weitergemacht und so schnell und viel umgestellt haben. In Hinblick auf die Trainees, die am 1. Mai angefangen haben, und mit dem, was wir jetzt wissen und gelernt haben, und mit welchen Medien wir in der Zwischenzeit gearbeitet haben, würde ich rückblickend bestimmt einiges anders machen. Mit unserem heutigen Wissen hätten wir deren Onboarding im Mai wahrscheinlich besser gestalten können. Da habe ich bei uns eine ganz starke Lernkurve gesehen. Seit Mitte des Jahres statten wir unsere Nachwuchskräfte übrigens standardmäßig mit der Technik aus, die man braucht, um auch von zu Hause aus zu arbeiten. Rückblickend hätten wir also sicher einige Dinge anders und auch besser machen können, aber wir haben viel daraus gelernt.

Zeitversetztes Videointerview

Der Bewerber bekommt fünf schriftliche Fragen, die er an seinem Computer per Browser und Webcam in einem Video beantworten muss. Dafür hat er in der Regel eine Minute Zeit für die Vorbereitung und eine Minute und zwanzig Sekunden für die Beantwortung per Video. Wann er die Antworten aufnimmt und zurücksendet, bleibt dem Bewerber überlassen.

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